社内AIツール導入検討 — 候補は3つに絞ったが、判断の前提の確認が残る

01ここまでどう進んできたのか

発端は5月の業務改善アンケートである。このとき情報システム部から「まず現状把握を先にすべきでは」という意見があり、6月はヒアリングだけで終わった。対象は営業部12名、管理部8名、開発部5名。

ヒアリングで多かった困りごとは、資料作成そのものより「前任者が何を検討したのか分からない」という話だった。7月の一次選定では、実はもう2社が候補に挙がり、要約が弱い・日本語の扱いが不安定という評価で落としていたが、その理由が議事に残っていないと今回指摘された。メモの書き手は、6月のヒアリング結果と同じことを自分たちが繰り返していると書いている。

注落とした2社の理由は、記録として補足しておくべきという話になった。

023つの候補はどこが違うのか

3つの候補は、データの置き場所がそれぞれ違う。外部に置く構成が前提のアルファ社、国内に置けるブリッジ社、社内サーバーに入れるコンパス社である。月額の書き方も候補ごとに違い、コンパス社は月額の記載がない。

法務の指摘はアルファ社に向いており、コンパス社については初年度と2年目以降で金額の順位が入れ替わると書かれている。

03セキュリティはなぜ決着していないのか

セキュリティの観点では、法務と情報システム部の見解が割れている。法務は外部保管そのものを問題とし、情報システム部は運用でカバーできるという立場である。

メモによれば、決着していないまま費用の比較だけが進んでいる。管理部からは、順番が逆になっているという指摘が出た。

「セキュリティ要件を先に確定させてから候補を絞るべきだったのではないか」

管理部

04トライアルで何が分かったのか

8月のトライアルは、営業部に2週間使ってもらう形で行われた。結果は利用の急な落ち込みだった。

理由として最も多かったのは、出力が長すぎて結局読んでいないという声である。次に多かったのは、どこまで信じていいか分からないので結局元資料を開き直すというもの。つまり時間が減っていない。

メモの書き手は、ツールを入れるだけでは使われないとし、「出力の形を決めておかないと現場は読まない」を今回の一番の学びとしている。対策として部署ごとの出力ルールを先に決めてから配る案が出ているが、誰が決めるかは決まっていない。

05何が決まらないと判断できないのか

メモは、想定人数の前提が違うと費用の比較そのものが崩れ、前提の確認が終わらなければ判断が延びると書いている。比較と判断の手前に、確かめることが残っている形である。

議題外では、トライアルに参加しなかった開発部から「自分たちはすでに別の手段で似たことをやっている」という話が出た。メモの書き手は、全社の方針も本来は先に決めるべき論点だったとしている。残る論点は次の表にまとめる。