社内AIツール導入検討 — 候補は3社、セキュリティの見解と前提は未決着

01検討はどう進んできたのか

発端のアンケートでは、資料作成と議事録まとめに週あたり平均6.2時間かかっているという回答が出た。このとき情報システム部から「まず現状把握を先にすべきでは」という意見があり、翌月はヒアリングだけで終わっている。

ヒアリング対象は営業部12名、管理部8名、開発部5名。出てきた困りごとは、資料作成そのものより「前任者が何を検討したのか分からない」という話が多かった。

一次選定のときには、実はもう2社ほど候補に挙がっていた。片方は資料作成に特化していて要約が弱く、もう片方は日本語の扱いが不安定だという評価で、ヒアリング段階で落としている。

この2社を落とした理由が議事に残っていないという指摘が今回あり、記録として補足しておくべきという話になった。メモの書き手は、6月のヒアリング結果と同じことを自分たちが繰り返していることになる、と書いている。

02候補の3社は何が違うのか

原文は3社それぞれについて、費用、できること、データの置き場所、条件の順に説明している。下の表は、原文が書いている観点だけを並べたもので、書かれていない欄は「記載なし」とした。

注アルファ社の年間の値は「今の想定人数だと」という条件つき。その想定人数の定義は部署間でずれている（05）。

03セキュリティは誰と誰の見解が割れているのか

セキュリティの観点では、法務と情報システム部の見解が割れている。決着していないまま、費用の比較だけが進んでいる状態が続いている。

この進め方について、管理部から意見が出ている。管理部の指摘は、順番が逆になっているというもので、原文の言葉は次のとおり。

「セキュリティ要件を先に確定させてから候補を絞るべきだったのではないか」

管理部

04トライアルで何が分かったのか

メモの書き手は「8月のトライアルで分かったことの方が重要かもしれません」と書いている。トライアルは、営業部に2週間使ってもらう形だった。

ここから見えてきたこととして、メモは「ツールを入れるだけでは使われない」と書く。出力の形を決めておかないと現場は読まない、というのが今回の一番の学びだと、メモの書き手は述べている。

注上の破線の案は、原文では「部署ごとに「こういう形で出す」というルールを先に決めてから配る」という形で出ている。

05判断の前に、何が決まっていないのか

未確認のまま残っている点は3つある。そのうち想定人数について、メモは「この前提が違うと費用の比較そのものが崩れます」と書いている。

議題外として、トライアルに参加しなかった開発部から「自分たちはすでに別の手段で似たことをやっている」という話が出た。メモの書き手は、ここも本来は先に決めるべき論点だったと書いている。